AI-toepassingen vinden steeds vaker hun weg naar alledaagse werkprocessen. Een van de meest directe en tijdbesparende toepassingen ligt in het ondersteunen bij vergaderingen en rapportages. Denk aan het automatisch genereren van notulen, het samenvatten van lange documenten of het opstellen van overzichtelijke actielijsten. Ik geef per onderdeel een aantal goede voorbeeldprompts die je direct kunt toepassen in ChatGPT, Claude, Gemini of een andere tekst-AI.
Van ruwe input naar nette notulen
Notulen maken is vaak een tijdrovende klus. Met AI kun je van losse aantekeningen, een transcript of een ruwe tekst vlot een gestructureerd verslag laten maken. Hieronder heb ik een aantal goede voorbeeldprompts gemaakt, die ik zelf ook regelmatig inzet voor bijvoorbeeld het omzetten van aantekeningen naar goede leesbare notulen.
Prompt 1 – Ruwe aantekeningen omzetten in notulen
Je bent een professionele notulist. Zet de onderstaande ruwe aantekeningen om in zakelijke, verzorgde notulen met de volgende structuur:
- Titel
- Datum
- Aanwezigen
- Onderwerpen met duidelijke kopjes
- Besluiten
- Actiepunten
De notulen zijn bedoeld voor intern gebruik. Schrijf in helder Nederlands, zonder afkortingen of spreektaal. Voeg verbindende tekst toe waar nodig om het geheel leesbaar te maken voor afwezigen. Houd de toon professioneel en neutraal. Geen overbodige herhaling. Geen subjectieve interpretatie.
Prompt 2 – Transcript naar beknopt verslag
Je bent een AI-assistent die een vergadering samenvat. Gebruik onderstaande transcript. Vat het overleg samen in de vorm van notulen, met indeling in:
- Onderwerp
- Besproken punten
- Besluiten
- Actiepunten
Input:
Jan: Goedemorgen iedereen. Laten we beginnen met punt 1: de planning voor het zomerproject.Lisa: Ja, we lopen wat achter op schema. De laatste fase van het ontwerp is nog niet afgerond.
Ahmed: Klopt, dat komt doordat we vorige week geen toegang hadden tot de server.
Jan: Dat moeten we oplossen. Lisa, kun jij kijken naar een alternatieve opslagmogelijkheid?
Lisa: Ja, ik neem dat mee.
Jan: Dan punt 2: de klantpresentatie volgende week.
Ahmed: We hebben nog geen definitieve slides.
Lisa: Ik kan die morgen afmaken en rondsturen.
Jan: Prima. Dan sturen we die uiterlijk donderdag naar de klant.
Lange documenten samenvatten
Of het nu gaat om beleidsdocumenten, projectplannen of onderzoek, AI kan complexe of lange teksten in seconden terugbrengen tot de essentie. Je moet hier zelf nog wel veel in sturen.
Prompt 3 – Korte samenvatting voor interne nieuwsbrief
Je bent een redacteur van een interne nieuwsbrief binnen een organisatie met 250+ medewerkers. De meeste lezers werken niet op de hoogte van alle projecten, dus je gebruikt heldere taal zonder vakjargon. Vat de onderstaande tekst samen in maximaal 150 woorden.
- Let op het volgende:
- Benoem duidelijk het onderwerp van de tekst (bijv. een nieuw project, beleid, verandering of resultaat)
- Vermijd afkortingen of technische termen, tenzij je ze kort uitlegt
- Sluit de samenvatting af met een zin die medewerkers uitnodigt om in actie te komen of vragen te stellen (bijv. “Heb je vragen? Mail dan naar…”)
- Houd de toon informeel, maar professioneel
- Zorg dat het geschikt is voor opname in een nieuwsbrief die één keer per maand verschijnt
Input:
(voeg hier beleidsnota, projectupdate, managementmemo etc. in)
Prompt 4 – Samenvatten met vaste structuur
Ik vat dagelijks dingen samen met AI. Hier gebruik ik meestal gewoon ChatGPT, Gemini of Copilot voor. Soms geef ik een uitgebreid onderzoek, maar soms ook een aantal nieuwsartikelen. Ik stel daarbij de volgende vraag:
Vat de volgende tekst samen volgens deze structuur:
- Inleiding
- Belangrijkste bevindingen
- Impact of gevolgen
- Aanbevelingen of vervolgstappen
- Gebruik zakelijke, bondige taal.
[voeg hier de tekst in]
Prompt 5 – Samenvatting voor een executive
Je bent assistent van de directie van een middelgroot bedrijf (150+ medewerkers). Het directielid aan wie je rapporteert heeft beperkte tijd en wil alleen de strategische kern weten van onderstaande tekst. Vat de inhoud samen in maximaal 10 bullets.
Structuur en instructies:
- Gebruik een opsplitsing in drie categorieën:
- Belangrijkste besluiten (wat is besloten of wordt voorgesteld?)
- Kernrisico’s of knelpunten (wat kan fout gaan of verdient aandacht?)
- Aanbevelingen of vervolgstappen (wat wordt geadviseerd?)
- Begin elke bullet met een actiewoord of vetgedrukte term (bijv. Besluit: of Risico:)
- Gebruik zakelijke, beknopte taal
- Vermijd details of cijfermateriaal, tenzij essentieel voor begrip
- Sluit af met een optionele bullet voor Algemene indruk of Algemene conclusie
Input: bijvoorbeeld: een kwartaalrapportage, auditrapport, evaluatieverslag of projectupdate
Besluiten en actielijsten genereren
Een van de grootste meerwaardes van AI zit in het filteren van actiepunten en besluiten uit een lange tekst. Zo houd je altijd overzicht. Hieronder vind je een aantal prompts die ik regelmatig zelf ook gebruik.
Prompt 6 – Alleen besluiten en acties filteren
Filter uit de onderstaande tekst alleen de besluiten en actiepunten. Vermeld per actie: wat moet er gebeuren, door wie, en wanneer (indien bekend).
Input:
(voeg hier een verslag of samenvatting van een vergadering in)
Prompt 7 – Vergadering samenvatten in bullets met tags
Je bent een virtuele assistent die notulen omzet naar een bullet-overzicht voor het team. Zet elk punt in één zin en voeg een label toe: [Besluit], [Actiepunt] of [Informatie]. Maximaal 10 bullets.
Input:
(bijv. samenvatting van MT-overleg)
Prompt 8 – Actiepunten voor projectmanagement tool
Zet de onderstaande tekst om in actiepunten voor een projectmanagement tool (zoals Asana of Trello). Gebruik dit format:
- Taak
- Verantwoordelijke
- Deadline
- Opmerkingen (optioneel)
Input:
(korte bespreking of brainstormverslag)
Tot slot: handige tips bij gebruik
- Gebruik altijd duidelijke instructies. Hoe specifieker je prompt, hoe beter het resultaat.
- Structuur helpt. Vraag AI expliciet om een indeling met kopjes of bullets.
- Check bij gevoelige info of er geen halfgemaakte aannames worden gedaan. AI heeft geen context tenzij jij die biedt.
- Voeg stijlrichtlijnen toe als je een vaste huisstijl hanteert (bijv. ‘gebruik u-vorm en geen jargon’).